Эпистолярный жанр 2.0. В чём секрет успешного электронного письма?

Мессенджеры так плотно вошли в нашу жизнь, что иногда кажется, будто они полностью вытеснили переписку по электронной почте. Но нет, электронные ящики по-прежнему наполняются письмами, некоторые из которых мы очень ждём. Только вот написать письмо самим иногда бывает непросто: как поздороваться с незнакомым человеком? как представиться самому?

Без паники! Формула делового письма проста: здороваетесь, кратко представляетесь (имя, фамилия, профессия) – и переходите к делу! Главное – не торопиться и быть внимательным. Проверять письмо перед отправкой эксперты советуют «методом ёлочки», двигаясь взглядом снизу вверх.

1. Вложение

Если оно есть – у него должно быть понятное название, позволяющее идентифицировать файл без обращения к письму.

Если этот файл большого размера, то его нужно загружать не в письмо, а в файлообменник, а в текст письма прикреплять ссылку. Изображения в любом случае не стоит помещать в текст письма.

2. Подпись

Укажите свою фамилию имя и отчество полностью, а не инициалами – так получатель будет знать, как к вам обратиться.

Укажите свою должность и название организации, если это деловое письмо, и учебную группу, если пишете преподавателю.

Если электронные письма вы пишете только с рабочей почты, можно настроить автоматическое добавление подписи (даже в нескольких вариантах). Это экономит время и застрахует вас от опечаток.

3. Текст письма

Удостоверьтесь, что вы поздоровались. Не стоит использовать в деловой переписке фразы «Доброго утра!» и тем более «Доброго времени суток!». Формула «Уважаемый / Уважаемая…» больше подходит для приглашения, чем для простого письма.

Письмо должно быть коротким и понятным: изложенная вами мысль понимается однозначно? Получатель понимает, чего вы хотите от него? Если нет, текст нужно скорректировать.

Если вы предлагаете получателю созвониться, сразу же укажите в письме свой номер. Аналогично с другими каналами связи.

Если в тексте вы говорите о ссылках и контактах третьих лиц, проверьте, указаны ли они.

Разбейте текст на абзацы, если не сделали этого ранее.

Проверьте пунктуацию и орфографию.

Если вы всё-таки допустили ошибку в имени или фамилии получателя, сразу же извинитесь! Иначе получатель может подумать, что вы намеренно его оскорбили из-за неуважения.

4. Тема письма

Это, пожалуй, самая сложная часть электронного письма. Во-первых, тема должна быть понятной и конкретной. Во-вторых, в некоторых случаях получатель должен обратить на неё внимание, чтобы ответить. В-третьих, заголовок письма не должен быть похож на спам. Так что на процесс подбора короткого и ёмкого заголовка, который при этом будет заметен в большом потоке входящих сообщений, порой требуется столько же времени, сколько на написание самого письма.

5. Получатель / получатели

Перед отправкой письма убедитесь, что ввели корректный адрес или адреса.

Если вы отправляете скрытую копию письма (т. е. тот, к кому вы обращаетесь в письме, не видит их адреса в строке получателей), проверьте, что поставили нужную галочку.

6. Проверьте, что отправляете письмо с нужной почты

Если у вас есть личная электронная почта, проверьте, с какой из них вы собираетесь отправить письмо.

Будьте внимательны!

Считается, что рабочая почта должна иметь максимально понятный адрес, однако иногда достаточно и нейтрального. Например, если у вас длинная или сложная для транслитерации фамилия, в названии почты можно указать ваше имя и сферу деятельности.

Итак, всё готово! Пора ли нажимать кнопку «Отправить»? Посмотрите на часы. Деловая переписка – часть рабочей деятельности. Высылая письмо поздно вечером вы, во-первых, вторгаетесь в личные границы человека, чему он вряд ли будет рад, а во-вторых, никак не ускоряете его ответ. К тому же вполне вероятно, что дома у адресата письма нет доступа к рабочей почте.

Если же вы боитесь, что утром забудете выслать письмо, поставьте его вечером на таймер. Так вы и завершите своё дело, и проявите уважение к собеседнику.

Надеемся, эти рекомендации будут полезны для вас и ваше деловое общение станет чуточку проще!

Автор: Анна Подоляк

Фото: topdialog.ru, pikabu.ru, samsung.com, secrets.tinkoff.ru